GESTION DE STAGIAIRES

Vous travaillez dans un organisme de formation. On vous confie le soin de créer une base de données dans le but de gérer les stagiaires. Voici un brouillon de la fiche désirée

Remarque : pour simplifier,un stagiaire ne peut faire partie que d'un stage.

Définissez le nombre de tables, le contenu des champs, et leur type, puis vérifiez votre travail à l'aide de l'annexe 1.

Réalisez ce qui vous est demandé, tout(e) seul(e), en utilisant l'aide du logiciel ou les « assistants ». Vous pourrez ensuite regarder la méthode proposée (elle n'est pas forcément la meilleure ou la plus rapide) pour vérifier votre travail, ou vous dépanner.

Créez une nouvelle base de données « GestionStagiaires ».

Créez les tables nécessaires, et remplissez-les avec quelques données (stages DTS1 et DTS2)

Liez les tables, et proposez une liste de choix automatique pour remplir le stage demandé dans la table des stagiaires – ajoutez 1 ou 2 stagiaires par stages

Créez un formulaire « Stagiaires » qui présente l'ensemble des données pour un stagiaire donné.

Créez un formulaire « Stages » qui présente les informations sur chaque stage, et indique pour chaque stagiaire inscrit ses noms, prénoms et code postal. Saisir deux stages supplémentaires DTS3 et DTS4

Créez un formulaire « Menu » qui comporte un bouton pour ouvrir le formulaire Stages.

Modifiez le formulaire Stages, en ajoutant en en-tête un bouton pour le fermer.

Modifiez le formulaire Menu en lui ajoutant un bouton pour ouvrir le formulaire Stages, un bouton pour le fermer, et un pour quitter Access.

Créez une macro « Autoexec » qui ouvre le formulaire Menu.

Modifiez le formulaire Stagiaires pour qu'il propose par défaut la date et l'heure du moment (dans les deux champs), lors de la saisie de nouveaux stagiaires. Ajoutez quelques stagiaires supplémentaires pour chaque stage.

Créez un état qui présente la liste des stages et de leur participants respectifs

Si il vous reste du temps, améliorez le rendu visuel de vos formulaires...

Création des tables

On choisira le "Mode Création"qui nous fait directement entrer dans le coeur d'une table.

On commence donc à saisir dans la colonne Nom du champ :

(dans le nom du champ, les accents et les espaces sont autorisés, mais nous ne les utiliserons pas, par convention et pour éviter certains problèmes de compatibilités). On choisira le type "NumeroAuto" pour le champ de "ReferenceStage" et on cliquera "clé primaire" pour ce champ avec l'icône qui va bien (la clé) ou le bouton droit de la souris lorsqu'on est sur la bonne ligne.

La clé signifie que chaque fiche "Stage" sera repérée par un numéro unique qui sera attribué automatiquement grâce au type "NumeroAuto" à gauche du nom du champ "référence stage" vérifiez bien la présence de la petite clé !

On enregistre notre première table en l'appelant "Stages"

En fermant la fenêtre création, on peut s'assurer que notre première table vient bien d'être créée

(on voit les dates en mode "affichage Détails" = icône entouré)

Double-cliquer la table stages et rentrer les 2 stages suivants : DTS 1 et DTS 2.

Création de la deuxième table

Lier les tables

C'est ici un des intérêts d'Access : créer un lien avec une autre table !

On choisit uniquement les deux premiers champs avec la petite flèche indiquée entourées

Les 2 stages saisis (DTS1 et DTS2) doivent apparaître sous "NomStage":

Voici ce qui doit apparaître en cliquant l'onglet "liste de choix" :

Fermer les fenêtres concernant les tables puis cliquer "relations"

L'intégrité référentielle signifie que le champ ReferenceStage de la fiche stagiaire doit être obligatoirement rempli avec une donnée de la table Stage. Il faudra donc commencer à saisir la table des stages !

sinon le message suivant apparaît :

(En Français pour vous)

Résultat de l'opération d'intégrité référentielle:

Les stagiaires ne font partie que d'un seul stage et pour 1 stage il peut y avoir plus d'un stagiaire.

fermer la fenêtre Liaisons puis cliquer sur la table LesStagiaires.

Si l'ascenseur apparaît lorsqu'on clique dans la 4ème colonne (ReferenceStage) la partie est gagnée !
Sinon recommencez...
Commencez à saisir deux ou 3 stagiaires par stage avant de vous lancer dans la création des formulaires.

Formulaire Stagiaires

Tous les champs de la table LesStagiaires sont pris (touche deux chevrons)

Pour la tableStages, on écarte ReferenceStage qui est déjà présent mais on peut aussi le laisser, pour voir le résltat...

Voici ce que propose l'assistant d'Access, par défaut

Pour le modifier, utiliser l'icône affichage ou bien choisissez Modifier

Ce qui donne, après quelques clics bien ajustés...

Si le bouton n'apparaît pas sur le contrôle correspondant au choix du stage, il faut user du bouton droit de la souris et forcer : remplacer par... zone de liste déroulante

Si un champ disparaît il faut aller au menu Affichage :

choisir le champ et le glisser dans le formulaire :

Ce qui donne lorsqu'on se met en mode formulaire( )

Formulaire Stages

Création du deuxième formulaire, celui des stages, avec un aperçu des stagiaires de chaque stage sous forme de sous-formulaire.

Tous les champs de la table des stages sont pris et pour les stagiaires on ne prend que son nom, prénom et code postal qui apparaîtront dans la liste des stagiaires. (on peut choisir autre chose que le code postal)

Après avoir fermé le formulaire, voici ce que nous voyons :

Création du formulaire menu

Le Menu principal est l'écran sur lequel on installera des boutons qui nous permettront d'aller dans les formulaires ou de quitter l'application.

Pour faire apparaître la barre à droite du formulaire : Menu affichage, puis boîte à outils. Pour le menu « étiquette » : Clic droit, puis propriétés.

Le menu contextuel s'obtient avec un Clic droit.

On va créer un bouton

L'option par défaut est "image". Nous préférerons un texte

Voilà le résultat !

Indiquez « non » dans la case afficher le sélecteur. (On obtient ce menu par un clic droit sur la barre des titres du formulaire)

Modification du formulaire Stages.

On crée l'en-tête de formulaire pour y placer un bouton qui permettra de revenir au menu principal

on accepte le choix par défaut

on profite du mode création pour mettre un titre et quelques couleurs. Il faut utiliser les propriétés de chaque contrôle ou les icônes de la barre d'outils contextuel (bouton droit de la souris)

Ce qui donne, lorsqu'on se replace en

Modification des autres formulaires
ajout des boutons Stages,Fermer, et Quitter.

Voici pour finir le bouton qui permet de quitter complètement Access (à sauvegarder avant de cliquer !

Après quelques tâtonnements de mise en place des boutons je propose cette disposition, mais c'est vous qui créez. Vous êtes donc libres de votre agencement

Création de la macro-instruction "autoexec"

Elle lance le menu principal au démarrage.

première instruction : le menu principal prendra toute la fenêtre

La seconde et dernière instruction ouvrira le formulaire Menu Principal :

On l'enregistre avec ce nom imposé qui sera lancé automatiquement par Access lorsqu'on ouvrira le fichier Gestion Stagiaires.mdb

Normalement, vous devriez avoir quitté Access. Pour le rouvrir, double cliquez sur l'icône représentant le fichier qui contient votre base de données. Il devrait s'appeler : GestionStagiaires.mdb. Si vous ne savez pas ou il se trouve, deux remarques :

Il faut toujours regarder ou on enregistre les fichiers ;-)

Heureusement, comme on est tous pareil, il y a la fonction « rechercher » dans le menu démarrer.

Voici ce que vous devez voir apparaître à l'ouverture.

Mise à jour automatique des dates.

Comme n'importe quel fichier, chaque fiche gardera la trace de l'instant de sa création et celui de sa dernière modification.

C'est la partie la plus technique de notre exercice : se placer sur le formulaire Stagiaires en mode modification puis appeler les propriétés avec le bouton droit de la souris puis... il faut se placer dans le contrôle "Avant MAJ" (et non pas "Après MAJ" comme on pourrait le croire !)

Ajoutez cette ligne (en visual basic) dans le module. La date de Maj de chaque fiche se mettra à l'heure système après chaque modification. Le nom du champ peut avantageusement provenir d'un "copier-coller"

Ensuite, ouvrez la table LesStagiaires en modification

Il faut aller dans ces deux champs et placer cette formule dans la "valeur par défaut".

Voici ce qui se passe lorsqu'on est en création de fiche.

Message d'alerte si on passe à la fiche suivante sans avoir entré le stage (contrainte référentielle)

ANNEXE 1 : STRUCTURE DES TABLES

	nom des tables	les champs	type	
1	Stages	ReferenceStage NomStage DateDebutStage DateFinStage CommentaireStage	NuméroAuto Texte - 20 Date/Heure Date/Heure Texte - 255	va permettre le lien pour les annotations
2	LesStagiaires	ReferenceStagiaire NomStagiaire Prenom ReferenceStage DateNaissance Adresse CodePostal VilleStagiaire TelephonePerso TelephoneTravail TelephonePortable CommentairesStagiaires DateCreationFicheStagiaires DateDerniereModifStagiaires	NuméroAuto Texte - 30 Texte - 30 Numérique Date/Heure Texte - 80 Texte - 10 Texte - 40 Texte - 20 Texte - 20 Texte - 20 Mémo Date/Heure Date/Heure	index permettra de faire le lien avec l'autre table texte de grande taille(zone de saisie libre) la saisie sera automatique la date se modifiera à chaque modification de la fiche

Source : http://perso.wanadoo.fr/jeanmarc.stoeffler

IUT Digne les bains	Section GEOMATIQUE	Application - 1

P. AUSSAGUEL	version du 08/12/2003 - application-1.sxw	Page 2

2003-09-07T22:31:58